Làm sao để lập ra kế hoạch tổ chức sự kiện tốt nhất?

Categories: Kinh nghiệm
No Comments

Tất cả hoạt động của sự kiện thông thường được xây dựng và duyệt trước với 1 bản kế hoạch, bản kế hoạch chi tiết thì sự kiện càng đặc sắc.Nếu lần lượt đánh giá các yếu tố ảnh hưởng nhất đối với sự kiện, bản kế hoạch là quan trọng nhất, nắm giữ 70% thành công của sự kiện.Các yếu tố nào giúp sự kiện được tổ chức sự kiện thành công? Nên lưu ý điều gì? Những chia sẻ dưới đây hy vọng có thể giúp công việc của bạn dễ dàng hơn.



1.Phân loại và xác định mục đích sự kiện


Các hạng mục trong bản kế hoạch luôn dựa trên tính chất của sự kiện, loại sự kiện đang được chuẩn bị tổ chức, khi xác định đúng yếu tố này bạn sẽ tiết kiệm thời gian đồng thời nâng tính chính xác của nó.Mục đích và mục tiêu của sự kiện luôn tồn tại mối quan hệ song song mật thiết,cái này quyết định cái kia, đối với trường hợp này mục đích sẽ đặt ra các mục tiêu cần đạt được cho những người thực hiện.


2.Đối tượng của sự kiện bao gồm những ai?


Người tham gia sự kiện được chia làm 2 loại, gồm đối tượng tham dự sự kiện và đối tượng tham gia sự kiện, bạn cần có sự chuẩn bị cũng như thương thảo với 2 nhóm này.Nhóm tham gia sự kiện bao gồm MC, lữ đoàn, vũ công,.. là những người phục vụ cho sự kiện với các tiết mục văn nghệ, điều hành buổi lễ, những yếu tố này cũng không thể coi nhẹ, nên cần yêu cầu sự nghiêm túc trong khâu chuẩn bị và tập dượt cho phần này.Việc nắm rõ số lượng khách tham dự sẽ làm các hoạt động phục vụ tại sự kiện có chất lượng tốt hơn, nên mời khách bằng cách gửi thư mời trước sau đó xác nhận lại xem những ai có thể tham dự, thời gian tốt nhất trong khoảng 2 tuần trước sự kiện diễn ra.


3. Thông điệp cần đạt được của sự kiện là gì?


Bất kỳ sự kiện nào thì truyền tải thông điệp cũng rất quan trọng, nó là điểm nổi bật nhất cần nhấn mạnh, gây ấn tượng với khách mời tham gia cũng như các doanh nghiệp có mặt.Vào các dịp đặc biệt, nhiều sự kiện được tổ chức hơn, không những được nhiều người quan tâm tới mà các thông điệp cũng dễ đi sâu vào các khách hàng. 


4.Xác định thời  gian và địa điểm tổ chức sự kiện


Địa điểm và thời gian nên được ấn định và chọn kỹ lượng, đây cũng là yếu tố ảnh hưởng quan trọng đến mức độ truyền tải thông điệp cũng như mức độ hiệu quả của sự kiện.Thư mời không thể thiếu ngày giờ và nơi tổ chức nên chúng phải được quyết định càng sớm càng tốt.


5.Lập chương trình tổ chức sự kiện


Đối với những dữ liệu đã thu thập được qua các bước phía trên chúng ta đã có thể bắt đầu lập chương trình tổ chức nhằm hướng đến các mục tiêu và truyền tải thông điệp đã vạch sẵn.Các trang thiết bị nên được chuẩn bị từ trước, với những hoạt động giải trí nên bắt đầu viết kịch bản chương trình và tập dượt sẵn cho thật hoàn hảo.


6. Kế hoạch truyền thông cho sự



Với ý nghĩa quảng bá cho doanh nghiệp cũng như gây ấn tượng cho các thương hiệu, sản phẩm thì truyền thông là một hoạt động mang lại lợi ích vô cùng to lớn cho doanh nghiệp.Tuy các hiệu quả to lớn truyền thông mang lại là không thể phủ nhận, tuy nhiên vẫn nên nghiên cứu, sử dụng các phương tiện phù hợp với hình ảnh , thương hiệu của công ty cũng như với số tiền tiết kiệm nhất cho ngân sách.


7.Dự trù ngân sách cho sự kiện.


Sau khi đã có bản kế hoạch với tất cả các hạng mục cần thiết, bạn nên lập ngay danh sách chi phí của từng hạng mục, ngoài ra nên bắt đầu khảo sát, so sánh các mặt hàng của từng doanh nghiệp rồi để có được nơi cung cấp có lợi nhất về mặt giá cả cũng như chất lượng tốt nhất.Hy vọng với những kinh nghiệm đã chia sẻ bên trên của chúng tôi sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc tạo dựng các bản kế hoạch, chúc bạn thành công hơn trong tương lai.

Your Thoughts